Каждая компания, которая ведет деятельность, непременно должна позаботиться о своем архиве. Для того, чтобы в процессе работы не возникало проблем, бумаги — как предназначенные для текущего, оперативного, так и для архивного хранения — должны быть в полном порядке. Только в этом случае вы можете быть уверены в том, что важные данные на бумажных носителях не будут утрачены, не попадут к третьим лицам, а самое главное — что ваша компания работает по закону.
Но прежде, чем создавать архив, требуется провести важную процедуру — архивную обработку документов. Также она требуется перед тем, как передавать бумаги на внеофисное хранение либо в государственные архивные фонды (например, при ликвидации компании), и в некоторых других случаях.
Что включает в себя архивная обработка документов?
По закону архивная обработка документов — это процесс, который состоит из нескольких последовательных этапов:
- экспертиза научной и практической ценности документов — то есть глубокий анализ и определение, нужно ли с точки зрения закона хранить те или иные бумаги;
- определение сроков хранения всех документов — какие-то из них необходимо хранить всего несколько лет (либо пока в этом есть практическая необходимость, другие берегут десятилетиями);
- систематизация бумаг по степени важности, типу, срокам хранения и другим параметрам;
- оформление дел по всем правилам и требованиям закона, в том числе, составление научно-справочного аппарата в тех случаях, когда это необходимо;
- выделение дел с истекшим сроком хранения;
- подготовка актов ко всем проведенным работам.
Нередко архивной обработке документов сопутствуют и другие мероприятия. Например, непосредственное создание архива, уничтожение дел с истекшим сроком годности, передача бумаг на внеофисное хранение или в государственные архивы и т.д. Все эти процедуры не являются частью обработки, но могут проводиться одновременно с ней.
Кто должен выполнять архивную обработку документов?
По закону лицом, ответственным за создание архива на предприятии является руководитель. Он должен организовать процесс либо силами собственных сотрудников, либо с привлечением сторонних лиц и организаций.
Зачастую привлечение подрядчиков не просто упрощает работу, но и существенно ускоряет ее. Теоретически обработку можно провести и самостоятельно, но для этого потребуется глубочайшее знание законов, понимание процессов и (в некоторых случаях) особенностей работы тех или иных гос. компаний. Например, с первого раза правильно оформить документы по личному составу для передачи их в государственные фонды при ликвидации компании получается у единиц, в большинстве случаев бумаги возвращают на доработку, порой даже несколько раз. Именно поэтому многие руководители сразу же решают обратиться к профессионалам.
