Как проводится архивная обработка документов?

архивная обработка документов

Каждая компания, которая ведет деятельность, непременно должна позаботиться о своем архиве. Для того, чтобы в процессе работы не возникало проблем, бумаги — как предназначенные для текущего, оперативного, так и для архивного хранения — должны быть в полном порядке. Только в этом случае вы можете быть уверены в том, что важные данные на бумажных носителях не будут утрачены, не попадут к третьим лицам, а самое главное — что ваша компания работает по закону.

Но прежде, чем создавать архив, требуется провести важную процедуру — архивную обработку документов. Также она требуется перед тем, как передавать бумаги на внеофисное хранение либо в государственные архивные фонды (например, при ликвидации компании), и в некоторых других случаях.

Что включает в себя архивная обработка документов?

По закону архивная обработка документов — это процесс, который состоит из нескольких последовательных этапов:

  • экспертиза научной и практической ценности документов — то есть глубокий анализ и определение, нужно ли с точки зрения закона хранить те или иные бумаги;
  • определение сроков хранения всех документов — какие-то из них необходимо хранить всего несколько лет (либо пока в этом есть практическая необходимость, другие берегут десятилетиями);
  • систематизация бумаг по степени важности, типу, срокам хранения и другим параметрам;
  • оформление дел по всем правилам и требованиям закона, в том числе, составление научно-справочного аппарата в тех случаях, когда это необходимо;
  • выделение дел с истекшим сроком хранения;
  • подготовка актов ко всем проведенным работам.

Нередко архивной обработке документов сопутствуют и другие мероприятия. Например, непосредственное создание архива, уничтожение дел с истекшим сроком годности, передача бумаг на внеофисное хранение или в государственные архивы и т.д. Все эти процедуры не являются частью обработки, но могут проводиться одновременно с ней.

Кто должен выполнять архивную обработку документов?

По закону лицом, ответственным за создание архива на предприятии является руководитель. Он должен организовать процесс либо силами собственных сотрудников, либо с привлечением сторонних лиц и организаций.

Зачастую привлечение подрядчиков не просто упрощает работу, но и существенно ускоряет ее. Теоретически обработку можно провести и самостоятельно, но для этого потребуется глубочайшее знание законов, понимание процессов и (в некоторых случаях) особенностей работы тех или иных гос. компаний. Например, с первого раза правильно оформить документы по личному составу для передачи их в государственные фонды при ликвидации компании получается у единиц, в большинстве случаев бумаги возвращают на доработку, порой даже несколько раз. Именно поэтому многие руководители сразу же решают обратиться к профессионалам.

Каталог организаций Москвы


Читать еще:

Как выбрать ресторан

Как выбрать ресторан: гид по рыбным ресторанам

Рыбные рестораны — это особый мир вкусов и ароматов, где можно насладиться дарами моря в самом изысканном виде. Но как выбрать рыбный ресторан, который при...
стайлер Dyson Airwrap

Полный гид по выбору и покупке стайлера Dyson Airwrap: все, что вам нужно знать

Стайлер Dyson Airwrap - инновационное устройство, предлагающее преобразование ваших волос без излишних усилий. Он стал популярным выбором для тех, кто ценит удобство и профессио...
белая кухня

Как правильно выбрать белую кухню

В мире гастрономии и дизайна, кухня становится местом, где воплощаются вкусовые пристрастия и эстетика пространства. Когда речь идет о создании идеальной кухни, белый цвет выс...
Ремонт квартиры

Ремонт квартиры: искусство выбора и приобретения строительных материалов

Ремонт квартиры - это захватывающее приключение, полное творческих решений и преобразований. Однако ключ к успешному ремонту лежит в правильном выборе строительных материалов....


© 2014-2024 "MOSCOWadres" - информационный портал