Как проводится архивная обработка документов?

| Вся Москва
архивная обработка документов

Каждая компания, которая ведет деятельность, непременно должна позаботиться о своем архиве. Для того, чтобы в процессе работы не возникало проблем, бумаги — как предназначенные для текущего, оперативного, так и для архивного хранения — должны быть в полном порядке. Только в этом случае вы можете быть уверены в том, что важные данные на бумажных носителях не будут утрачены, не попадут к третьим лицам, а самое главное — что ваша компания работает по закону.

Но прежде, чем создавать архив, требуется провести важную процедуру — архивную обработку документов. Также она требуется перед тем, как передавать бумаги на внеофисное хранение либо в государственные архивные фонды (например, при ликвидации компании), и в некоторых других случаях.

Что включает в себя архивная обработка документов?

По закону архивная обработка документов — это процесс, который состоит из нескольких последовательных этапов:

  • экспертиза научной и практической ценности документов — то есть глубокий анализ и определение, нужно ли с точки зрения закона хранить те или иные бумаги;
  • определение сроков хранения всех документов — какие-то из них необходимо хранить всего несколько лет (либо пока в этом есть практическая необходимость, другие берегут десятилетиями);
  • систематизация бумаг по степени важности, типу, срокам хранения и другим параметрам;
  • оформление дел по всем правилам и требованиям закона, в том числе, составление научно-справочного аппарата в тех случаях, когда это необходимо;
  • выделение дел с истекшим сроком хранения;
  • подготовка актов ко всем проведенным работам.

Нередко архивной обработке документов сопутствуют и другие мероприятия. Например, непосредственное создание архива, уничтожение дел с истекшим сроком годности, передача бумаг на внеофисное хранение или в государственные архивы и т.д. Все эти процедуры не являются частью обработки, но могут проводиться одновременно с ней.

Кто должен выполнять архивную обработку документов?

По закону лицом, ответственным за создание архива на предприятии является руководитель. Он должен организовать процесс либо силами собственных сотрудников, либо с привлечением сторонних лиц и организаций.

Зачастую привлечение подрядчиков не просто упрощает работу, но и существенно ускоряет ее. Теоретически обработку можно провести и самостоятельно, но для этого потребуется глубочайшее знание законов, понимание процессов и (в некоторых случаях) особенностей работы тех или иных гос. компаний. Например, с первого раза правильно оформить документы по личному составу для передачи их в государственные фонды при ликвидации компании получается у единиц, в большинстве случаев бумаги возвращают на доработку, порой даже несколько раз. Именно поэтому многие руководители сразу же решают обратиться к профессионалам.

Каталог организаций Москвы


Читать еще:

Аренда контейнера

Аренда контейнера с доставкой

Услуга по аренде контейнеров пользуется большой популярностью в РФ. Сейчас заказать аренду контейнера с доставкой можно на этом портале https://надометр.рф/arenda-kontejnera-s-d...
Морские контейнерные перевозки

Морские контейнерные перевозки

Контейнерные перевозки — один из самых популярных, благодаря своей безопасности и экономичности, способ доставить груз морем. Заказать такую доставку в отдаленные уголки России ...
доставить дизельное топливо

Как купить и доставить дизельное топливо в Москве и области

Экологические требования к двигателям постоянно повышаются. Но выбросы зависят не только от их конструкции. На чистоту выхлопов, стабильность работы и развиваемую мощность двига...
Реставрация антикварных книг

Реставрация антикварных книг

Это реставрация старинных книг, которые могут стоить миллионы долларов. Реставраторы, занимающиеся такой работой, должны иметь высокий уровень квалификации и обладать большим оп...

Яндекс.Метрика

© 2014-2023 "MOSCOWadres" - информационный портал