Как проводится архивная обработка документов?

| Вся Москва | Полезное
архивная обработка документов

Каждая компания, которая ведет деятельность, непременно должна позаботиться о своем архиве. Для того, чтобы в процессе работы не возникало проблем, бумаги — как предназначенные для текущего, оперативного, так и для архивного хранения — должны быть в полном порядке. Только в этом случае вы можете быть уверены в том, что важные данные на бумажных носителях не будут утрачены, не попадут к третьим лицам, а самое главное — что ваша компания работает по закону.

Но прежде, чем создавать архив, требуется провести важную процедуру — архивную обработку документов. Также она требуется перед тем, как передавать бумаги на внеофисное хранение либо в государственные архивные фонды (например, при ликвидации компании), и в некоторых других случаях.

Что включает в себя архивная обработка документов?

По закону архивная обработка документов — это процесс, который состоит из нескольких последовательных этапов:

  • экспертиза научной и практической ценности документов — то есть глубокий анализ и определение, нужно ли с точки зрения закона хранить те или иные бумаги;
  • определение сроков хранения всех документов — какие-то из них необходимо хранить всего несколько лет (либо пока в этом есть практическая необходимость, другие берегут десятилетиями);
  • систематизация бумаг по степени важности, типу, срокам хранения и другим параметрам;
  • оформление дел по всем правилам и требованиям закона, в том числе, составление научно-справочного аппарата в тех случаях, когда это необходимо;
  • выделение дел с истекшим сроком хранения;
  • подготовка актов ко всем проведенным работам.

Нередко архивной обработке документов сопутствуют и другие мероприятия. Например, непосредственное создание архива, уничтожение дел с истекшим сроком годности, передача бумаг на внеофисное хранение или в государственные архивы и т.д. Все эти процедуры не являются частью обработки, но могут проводиться одновременно с ней.

Кто должен выполнять архивную обработку документов?

По закону лицом, ответственным за создание архива на предприятии является руководитель. Он должен организовать процесс либо силами собственных сотрудников, либо с привлечением сторонних лиц и организаций.

Зачастую привлечение подрядчиков не просто упрощает работу, но и существенно ускоряет ее. Теоретически обработку можно провести и самостоятельно, но для этого потребуется глубочайшее знание законов, понимание процессов и (в некоторых случаях) особенностей работы тех или иных гос. компаний. Например, с первого раза правильно оформить документы по личному составу для передачи их в государственные фонды при ликвидации компании получается у единиц, в большинстве случаев бумаги возвращают на доработку, порой даже несколько раз. Именно поэтому многие руководители сразу же решают обратиться к профессионалам.

Каталог организаций Москвы


Читать еще:

Пищевые добавки

Пищевые добавки: натуральные и искусственные

Современную кулинарию и кондитерское ремесло сложно представить без пищевых добавок. Под ними понимают отдельный компонент или их смесь
Производство мебели на заказ

Производство мебели на заказ от КМК – стильно, доступно и качественно!

Хотите создать дома уют и индивидуальный, неповторимый стиль в доме с помощью мебели, изготовленной на заказ? Требуется подобрать идеальное решение по застройке кухни, прихожей,...
Услуги хранения вещей

Услуги хранения вещей в Москве

Необходимость хранения вещей в определенный момент возникает у разных людей. К примеру, такая услуга может требоваться бизнесмену. Найти надежный склад, на котором можно будет р...
Строительство быстро возводимых зданий

Строительство быстро возводимых зданий из металлоконструкций

Все в жизни стремительно меняется, сегодня происходят такие события, о которых никто даже предположить не мог еще несколько лет назад. Так же стремительно меняются условия веден...

Яндекс.Метрика

© 2014-2022 "MOSCOWadres" - информационный портал