Как проводится архивная обработка документов?

архивная обработка документов

Каждая компания, которая ведет деятельность, непременно должна позаботиться о своем архиве. Для того, чтобы в процессе работы не возникало проблем, бумаги — как предназначенные для текущего, оперативного, так и для архивного хранения — должны быть в полном порядке. Только в этом случае вы можете быть уверены в том, что важные данные на бумажных носителях не будут утрачены, не попадут к третьим лицам, а самое главное — что ваша компания работает по закону.

Но прежде, чем создавать архив, требуется провести важную процедуру — архивную обработку документов. Также она требуется перед тем, как передавать бумаги на внеофисное хранение либо в государственные архивные фонды (например, при ликвидации компании), и в некоторых других случаях.

Что включает в себя архивная обработка документов?

По закону архивная обработка документов — это процесс, который состоит из нескольких последовательных этапов:

  • экспертиза научной и практической ценности документов — то есть глубокий анализ и определение, нужно ли с точки зрения закона хранить те или иные бумаги;
  • определение сроков хранения всех документов — какие-то из них необходимо хранить всего несколько лет (либо пока в этом есть практическая необходимость, другие берегут десятилетиями);
  • систематизация бумаг по степени важности, типу, срокам хранения и другим параметрам;
  • оформление дел по всем правилам и требованиям закона, в том числе, составление научно-справочного аппарата в тех случаях, когда это необходимо;
  • выделение дел с истекшим сроком хранения;
  • подготовка актов ко всем проведенным работам.

Нередко архивной обработке документов сопутствуют и другие мероприятия. Например, непосредственное создание архива, уничтожение дел с истекшим сроком годности, передача бумаг на внеофисное хранение или в государственные архивы и т.д. Все эти процедуры не являются частью обработки, но могут проводиться одновременно с ней.

Кто должен выполнять архивную обработку документов?

По закону лицом, ответственным за создание архива на предприятии является руководитель. Он должен организовать процесс либо силами собственных сотрудников, либо с привлечением сторонних лиц и организаций.

Зачастую привлечение подрядчиков не просто упрощает работу, но и существенно ускоряет ее. Теоретически обработку можно провести и самостоятельно, но для этого потребуется глубочайшее знание законов, понимание процессов и (в некоторых случаях) особенностей работы тех или иных гос. компаний. Например, с первого раза правильно оформить документы по личному составу для передачи их в государственные фонды при ликвидации компании получается у единиц, в большинстве случаев бумаги возвращают на доработку, порой даже несколько раз. Именно поэтому многие руководители сразу же решают обратиться к профессионалам.

Каталог организаций Москвы


Читать еще:

Как заказать выездной бар на мероприятие: гид по организации идеального праздника

Планирование мероприятия - это захватывающий процесс, но вместе с тем и сложный. Один из ключевых элементов, способных превратить ваше событие в незабываемое торжество, - это на...
вендинговое оборудование

Эксклюзивный выбор: Покупайте профессиональное вендинговое оборудование у нас

Мы рады приветствовать вас в нашем интернет-магазине SuperVend, специализирующемся на продаже бывшего в употреблении вендингового оборудования! Наша компания предлагает широкий ...
Доставка цветов

Доставка цветов по Москве: удобство и красота

В современном мире все больше людей предпочитают заказывать цветы с доставкой на дом или в офис. Это очень удобно и практично, особенно для тех, кто ценит свое время и любит дар...
Как выбрать ресторан

Как выбрать ресторан: гид по рыбным ресторанам

Рыбные рестораны — это особый мир вкусов и ароматов, где можно насладиться дарами моря в самом изысканном виде. Но как выбрать рыбный ресторан, который при...


© 2014-2024 "MOSCOWadres" - информационный портал